¿Por qué es importante hacer un planeamiento anual de un estudio fotográfico?
Es importante hacer un planeamiento anual para estudio fotográfico, y así tener metas concretas en mi carrera de fotografía profesional.
A inicios de año, siempre es un buen momento para definir metas y hacer una estrategia para el año. Así como un recuento, del año anterior, de lo que funcionó y lo que no.
En mi caso, con el pasar de los años, he ido generando la data necesaria, para saber que me ha funcionado y me gusta y que no.
Ese trabajo de planeamiento lo hago dos veces al año, a principios de enero y después hago una revisión en julio. Como en julio los centros educativos tienen vacaciones, es un mes que yo vuelvo a tener más tiempo para sentarme a revisar la página web, crear contenido, pensar en el set de navidad, revisar si tengo todavía alguna semana disponible para la segunda mitad del año y ver cómo llenarla.
De qué se trata hacer un planeamiento anual para un estudio fotográfico
El planeamiento y year-in-review que hago a principio de año implica revisar el calendario del año pasado. Para mí es fácil porque tengo un calendario definido y ya muchas actividades sé que se hacen y se van a repetir. Además, puedo identificar las temporadas de los diferentes tipo de fotografía profesional que hago a través del año e identificar mi mercado meta y saber cuales clientes no coinciden con mi perfil de cliente.
Reviso qué quiero hacer, en qué me quiero enfocar, qué tipo de fotos ya no quiero seguir haciendo. Al fin y al cabo, este planeamiento es un proceso de auto conocimiento, para poder llegar hacer el tipo de fotografía profesional con el que, realmente, me siento cómoda.
Viejos clientes y nuevos clientes
Como mi fuerte son centros educativos, revisó el número de los que tomé durante el año, entonces de esos reviso si hay alguno que no fue tan rentable para dejarlo ir y buscar nuevos centros educativos, para reemplazarlo y que sean, más acorde, con el perfil de cliente que me interesa.
En mi caso, muchos de mis clientes son centros educativos montessori, ubicados en Escazú y Santa Ana, entonces cuando busco nuevos clientes empiezo por buscar en esa zona. También, otra forma, es pedir referencias a las directoras, de amigas o conocidas con centros educativos similares con los que ya trabajo.
Cómo agendar las sesiones fotográficas durante el año
Parte del planeamiento anual estudio fotográfico, implica empezar a calendarizar y pensar en las temporadas. Hay temporadas que son para sesiones familiares, hay temporadas para centros educativos, así como para headshots, eventos corporativos, graduaciones y sesiones de navidad, y con base en eso yo hago el planeamiento anual.
Enero es un buen mes para hacer headshots porque es año nuevo, y la gente está empezando con nuevas metas, nuevos propósitos, y que renueven la imagen de perfil profesional también es una buena idea.
Enero, febrero y marzo son meses de verano que son buenos meses para hacer sesiones familiares, igual que Julio que son vacaciones. Por supuesto las sesiones de navidad, para las cuales a partir del 15 de octubre es bueno empezar a anunciar y hacer sesiones de navidad, graduaciones son en noviembre y diciembre. A partir de conocer las temporadas se va definiendo un calendario y con eso se define la publicidad para ciertas épocas del año.
Otros elementos importantes para las sesiones fotográficas profesionales
No solo hay que hacer planeamiento de temporadas del año, sino que para cada temporada, además de la publicidad, también involucra el pensar los conceptos. Qué concepto voy a usar este año, cuáles son los props que necesito, si los puedo comprar o hay que mandarlos a hacer.
Desde julio empiezo con el planeamiento de las sesiones de navidad, buscando los materiales para el set que voy a usar, creando la propaganda, comprando las tarjetas de navidad, todo eso es parte de ese planeamiento.
Se debe agendar tiempo para ir a tiendas como Aliss, El Rey, Cemaco, y buscar cosas interesantes. Aunque no tenga el concepto definido en el momento, si veo, lo compro, y luego lo puedo combinar con algo que ya tengo. Hay muchas ideas que a uno se le ocurren más adelante, pero lo importante es estar abierto a la inspiración.
A principio de año, agendo una fecha para hacer una búsqueda por internet. Me dedico un día a buscar nuevos clientes como centros educativos, empresas, bufetes de abogados, centros médicos y personas que puedan estar interesadas en Headshots o retrato corporativo, y empiezo a crear una base de datos de clientes que a mi me interesan.
Conceptos para las sesiones fotográficas del año
La creación de los conceptos para las sesiones implica generar contenido visual para poder anunciar esos conceptos. Por ejemplo, para el set de navidad o San Valentín, después de crearlo, hay que buscar una familia modelo que quiera hacerse una pequeña sesión de fotos para poder generar el contenido y anunciarlo. Este proceso es importante ya que para poder hacer la publicidad hay que tener las imágenes.
Búsqueda de nuevos clientes
Para este proceso, yo pido referencias, si yo quiero trabajar con perfiles de clientes similares a los que yo tengo, entonces les pido recomendaciones, a los centros educativos les es pido que me refieran amigas que tengan centros educativos a los cuales yo podría escribirles. A los papás que tienen niños en centros educativos, les envío también una propuesta para que ellos me puedan recomendar con los centros educativos donde ellos tienen a sus hijos.
A las personas que les he hecho headshots les pido también recomendaciones de sus empresas o si conocen a la persona encargada de recursos humanos para poder enviarle información a las empresas. Yo no me quedo esperando a que el teléfono me suene, sino que yo tengo que crear esa acción para que el teléfono llegue a sonar.
Tengo que escribirle a las personas, investigar a los posibles compañías que me interesan como clientes, buscar a la persona correcta para poder escribirle y concretar una reunión.
Qué esperar durante el proceso de planeamiento anual estudio fotográfico
Este planeamiento es probar y ver qué funciona y qué no, si no funcionan por lo menos lo intenté y si funciona lo puedo seguir probando los siguientes años. Si se me ocurre que quiero hacer fotos de seniors hago la publicidad, le escribo a varios colegios, les envío la propuesta, si no funciona tal vez le doy una oportunidad más, pero si no uno va depurando lo que uno quiere hacer y hacia donde el mercado lo lleva. 
Evaluación de metas profesionales y equipo fotográfico
Otro momento importante en el planeamiento de estudio un fotográfico es buscar qué equipo quiero comprar que me puede beneficiar para hacer mejor mi trabajo, qué equipo necesita cambiarse y qué equipo no estoy usando realmente para buscar la forma de venderlo.
Además de eso busco los talleres que me gustaría hacer durante el año. Este año me gustaría hacer un taller sobre fotografía de mascotas. Ya le escribí a dos fotógrafos especializados en mascota, para ver si van a dar talleres este año.
Este año dentro de una de las metas profesionales es volverme Associate del Headshot Crew. Otra es sacar la siguiente licencia del MPA, y analizar si quiero ir a alguna convención o alguna conferencia. Me gustaría buscar una convención o conferencia que se enfoque en fotografía de volumen, específicamente en fotografía de centros educativos.
Criterios para evaluar rentabilidad de sesiones fotográficas
La primera semana de enero generalmente reviso todo para ver qué es rentable seguir haciendo y qué no es tan rentable. Revisó los ingresos y cantidades de las sesiones, así como los de centros educativos, los de headshots, eventos corporativos o de eventos varios, que hice durante el año, para poder ir sacando métricas y para saber que me es mas rentable.
Este proceso funciona para tener valores reales, saber cuánto se hizo durante el año, cuáles fueron los gastos que tuve, si realmente está generando ganancias. Al hacer este ejercicio me da un parámetro real para tomar decisiones para el siguiente año y saber qué tipo de fotografía es más rentable y cuál no, para no seguir ofreciendolo.
Revisar el número de sesiones y lo que se había generado durante el año también es importante para poder definir metas para este año que empieza. Con el número de sesiones que hice, yo sé que necesito mantener ese número o aumentarlo, si dejé ir algún centros, necesito poder reponer la cantidad de estudiantes con otros centros educativos nuevos, al final así es como uno va compensando y va definiendo las metas para este año que empieza, tanto a nivel monetario como a nivel de cantidad de sesiones.
Planeamiento de redes sociales, página web y línea gráfica
También es importante definir un espacio y revisar la página web, si las fotos que están ahí todavía me gustan o si hay que cambiarlas por otras mejores, si hay algún servicio que ya no quiero ofrecer o si hay algún servicio que quiero agregar, crear la publicidad que se vaya a usar, ver si hay algún otro portafolio en alguna otra plataforma que también hay que actualizar, y que hacer el cambio.
Durante este tiempo se realiza el planeamiento de la estrategia de redes sociales, los temas para los blog posts, actualizar y revisar las listas de precios a ver si quedan igual o si aumenta, si quiero hacer cambios en paquetes, ya sea la cantidad de fotos que se entregan o cambiar la cantidad de tiempo, y si es solo en estudio, o si se van a hacer en estudio y en alguna locación.
Este mes yo lo uso mucho para todo esto, para hacer el planeamiento, contactar a los clientes, revisar la línea gráfica, revisar la página web, agendar los diferentes centros educativos y clientes en general.
Lo más importante, siempre mantener la originalidad
Yo trato de hacer cosas diferentes y no hacer lo mismo que hace todo el mundo. Hay un fotógrafo muy famoso Jerry Ghionis, lo he visto varias veces en la WPPI, y una vez él puso la imagen de una bandeja llena de diamantes y un rubí, y dijo, “para qué quiere ser un diamante entre un montón de diamantes, mejor sea un rubí, y sea diferente a todos los demás, aunque el diamante tiene un valor económico mayor, al final, entre un montón de diamantes, llama más la atención un rubí”.
A mi me quedó eso grabado y siempre he tratado de hacer las cosas diferente, me opongo a copiar conceptos o hacer las mismas campañas, por ejemplo, la campaña de navidad es algo que yo inicié hace 6 años, y que en ese momento no había casi ningún fotógrafo haciéndolo, ya ahora es una moda, cuando yo lo hice no, entonces esa campaña se mantiene. Como parte de mi filosofía es diferenciarme en todo lo que hago y los productos que le ofrezco a mis clientes. El planeamiento anual juega un papel muy importante, para poder mantener esa diferenciación.
Ojala ustedes también se tomen un tiempito para hacer sus metas de año nuevo, tanto profesionales, como personales!
Feliz 2020!